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Como ter as prioridades certas te ajuda a administrar melhor o seu tempo

Não é raro o pensamento de que se tivéssemos um dia com seis, oito, dez horas ou mais, seríamos capazes de administrar o tempo no trabalho, em casa, nos estudos, na vida.

Mas, na verdade, não é a falta de horas e sim de prioridades que nos dá a impressão de que corremos contra o relógio e mesmo assim somos vencidos por um carrasco invisível.

Quando eu comecei a repensar o que andava roubando as horas do meu dia e me dava a sensação de que eu falhava em administrar o tempo, a resposta foi apenas uma: não priorizar as coisas certas.

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Então, se você desejar administrar o tempo da melhor forma, siga alguns passos simples:

1. Avaliação racional de como você administra o tempo

Você já parou para refletir que o que exatamente você considera como prioridade influencia no modo como administra o tempo?

Se a prioridade é apenas trabalhar, você nunca terá tempo para fazer um novo curso, uma segunda faculdade ou aprender algo novo.

Porque todo o seu foco estará concentrado na única prioridade que você estabeleceu.

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E assim será com qualquer atividade ou aspecto da sua vida.

Avaliar racionalmente como você anda gastando o seu tempo é uma maneira de descobrir o que está ocupando espaço de forma negativa na sua vida.

Então faça perguntas honestas:

  • Estou priorizando apenas o trabalho e deixando os estudos de lado?
  • Considero meu projeto um sonho e não um objetivo?
  • Não consigo ir além das atividades que já faço por medo de enfrentar mudanças?
  • Só tenho prioridades definidas para um aspecto da vida e todo o resto está em segundo plano?

As respostas dessas perguntas permitem que você avance para o próximo passo.

2. Estabeleça prioridades para os principais aspectos da sua vida

Agora que você já sabe com o que tem se preocupado e principalmente, o que só tem ocupado espaço, é hora de estabelecer prioridades para os aspectos principais da sua vida.

“Trabalho, família, estudos, amigos, tempo para mim e aprender algo novo…” É o que você deseja?

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Administrar o tempo sem prioridades é simplesmente uma dificuldade que você não precisa.

Ao decidir pelo que lutar verdadeiramente, os resultados são mais concretos. Você evita a tentação de abraçar o mundo ou apenas um aspecto em detrimento de outros.

3. Administrar o tempo com prioridades que possuam metas claras

Então chegamos ao passo seguinte: as suas prioridades precisam de metas muito claras.

Esse é o momento em que você traça o caminho para corresponder às suas prioridades na vida pessoal, nos estudos e no trabalho.

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As ações empreendidas produzem efeitos positivos na sua tática de administrar o tempo. O seu foco está completamente voltado para o que realmente importa.

Você tem menos propensão de cair na armadilha de que tudo, SEM EXCEÇÃO, é urgente (mas nem sempre importante).

4. Seja flexível e permita-se refazer prioridades e metas

Um grande erro ao administrar o tempo é não se permitir refazer prioridades e metas. Seja flexível com você, afinal, nossos objetivos mudam com o tempo.

Em consequência, as metas traçadas serão redirecionadas de acordo com as suas prioridades na vida.

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Você pode sim não querer ter filhos, mudar de profissão radicalmente, mudar de país, trocar a área urbana pelo sossego do interior.

O mais importante é priorizar o que te faz feliz como um todo.

5. Para administrar o tempo é necessário ter visão de longo alcance

Se você se pega apenas dando importância para coisas imediatas e de curto prazo, pare tudo!

As prioridades acabam confundidas com resolução de crises e problemas. E o que isso resulta?

Uma vida atribulada, estressante, carregada de frustração e sem tempo para você cumprir ou perceber quais são as suas reais prioridades.

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A visão de longo alcance é acompanhada de metas e ações concretas, embasadas em valores que perduram.

O que você quer para o futuro? Sem dúvida, você pode começar hoje!

6. Comece hoje e agora: desafie sua força de vontade

Lembra daquela pergunta honesta no primeiro passo: “Não consigo ir além das atividades que já faço por medo de enfrentar mudanças?”

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Talvez seja esse medo que impeça o seu avanço na direção das prioridades.

Mas o fato é que ao não desafiar a sua força de vontade constantemente, é fácil cair na rotina e esquecer tudo o que foi lançado e prometido dias (ou meses atrás).

Não se engane que apenas estabelecer prioridades é suficiente para que tudo encontre o seu curso.

Como depende apenas das nossas próprias ações, a força de vontade é fator determinante para administrar o tempo.

7. Reconheça os erros como oportunidades e mude o curso

Sabe o que atrapalha na sua tentativa de administrar o tempo?

Ter consciência de que tal decisão era um erro e mesmo assim persistir nela.

Se você olhar para trás, vai perceber que os erros (não só os acertos) também foram essenciais para as mudanças que você causou em sua própria vida.

Leia:  20 regras escritas por um samurai que irão mudar sua vida completamente

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Talvez as prioridades continuem as mesmas, no entanto, ficou claro que algumas escolhas não foram benéficas para alcançar os seus objetivos.

E tudo bem.

Na verdade, é ótimo enxergar os erros como oportunidades para tentar ações diferentes e então causar (quem sabe até mais rápido) resultados significativos.

8. Saiba que nem tudo que é urgente é importante

Stephen Covey, escritor, consultor e conferencista, explicou em seu livro “Os 7 hábitos de pessoas altamente eficientes”, o conceito da Matriz da Administração do Tempo.

Ele explica que os dois fatores que definem uma atividade são:

Urgente: exige nossa atenção imediata e nem sempre são importantes

Importante: tem a ver com resultados, “contribui para a nossa missão, valores e metas prioritárias”, explica Covey.

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Crédito: vídeo reprodução/Canal Youtube The Modeler

O Canal do Youtube The Modeler exemplifica:

Urgente: tarefas que requerem atenção imediata ou porque foram adiadas e agora você tem que correr contra o tempo. Como estudar para uma prova que é amanhã.

Importante: está relacionado aos seus objetivos de longo prazo. Se você quiser ser um escritor, ler é um importante hábito que você precisa desenvolver.

Ao saber determinar isso, você se capacita para colocar as coisas realmente importantes em primeiro lugar.

9. Os 4 Quadrantes: passamos o tempo de quatro maneiras diferentes

Ainda dentro do conceito de matriz da administração do tempo, Stephen Covey observa, que, em geral, “passamos o tempo de quatro maneiras diferentes”:

Quadrante I – “Tão urgente quanto importante”: o autor explica que o Quadrante I “lida com resultados significativos que exigem atenção imediata.”

Muitas vezes, chamamos essas atividades de “crises” ou “problemas”.

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[Tarefas cheias de estresse, uma vez que os prazos e problemas urgentes continuam aparecendo. As pessoas são consumidas por essas atividades.]
Crédito: vídeo reprodução/Canal Youtube The Modeler

Como você pode imaginar, nos vemos presos em questões sufocantes, administrando a vida de acordo com as crises que vão surgindo.

É um passo para o estresse, estamos sempre apagando incêndios.

Quadrante III – “Urgentes, porém menos importantes”: Covey explica que as pessoas passam boa parte do tempo reagindo a questões que são fruto das expectativas dos outros.

As atividades desse quadrante até podem ser urgentes, mas não são importantes.

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Crédito: vídeo reprodução/Canal Youtube The Modeler

Como você pode ver na ilustração do Canal The Modeler:

O quadrante III representa a falta de objetivos de longo prazo claramente definidos. Você é mais propenso a trabalhar em qualquer tarefa que apareça na sua frente.

Tudo o que você tem é foco de curto prazo. Assim, reage constantemente à coisas que são urgentes, mas não importantes.

Você muda constantemente de ideia sobre o que realmente quer ter ou fazer.

Quadrante IV – “Atividades pouco importantes e pouco urgentes”: Como você pode perceber, não há urgência e sequer importância nas atividades do quadrante IV.

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Nessa ilustração do Canal The Modeler, vemos que o quadrante IV representa a falta de propósito na vida. As atividades aqui não são importantes ou urgentes.

As pessoas não promovem nenhum valor significativo para administrar o tempo.

Covey é rigoroso ao afirmar que pessoas que se baseiam nos Quadrantes III e IV “levam vidas basicamente irresponsáveis.”

Quadrante II – “Não é urgente, mas é importante”: por outro lado, se suas atividades estão boa parte no quadrante II, significa que você está no centro da administração pessoal eficaz.

Lidar com o que não é urgente, mas é importante, exige mais iniciativa e proatividade.

O autor oferece alguns exemplos: planejamento a longo prazo, foco em melhorar relacionamentos, manutenção preventiva, preparação.

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[São coisas que levam tempo e exigem esforço para alcançar o que você mais quer, como vida espiritual, relacionamentos, educação financeira, saúde física.]
Crédito: vídeo reprodução/Canal Youtube The Modeler

Sabe aquelas tarefas importantes que precisamos fazer para alcançar objetivos e simplesmente vamos deixando para depois? Administrar o tempo é priorizar as coisas certas.

Covey observa ainda que pessoa eficazes afastam-se dos quadrantes III e IV.

Confira o vídeo explicativo sobre os 4 quadrantes do Canal The Modeler (em inglês):

10. Falta de tempo… O que é isso mesmo?

Uma vez que você compreendeu a importância de priorizar as coisas certas, focar de preferência no Quadrante II e empreender esforços para realizar suas metas, a falta de tempo se torna coisa do passado.

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É preciso ser proativo, muitas vezes dizer não para as tarefas que não são importantes. “Tenha em mente que você sempre dirá não para alguma coisa”, Stephen Covey. Conclua as coisas importantes. Organize seus objetivos para a semana a frente.

Crédito: vídeo reprodução/Canal Youtube The Modele

O seu tempo está tão organizado, as coisas em seu devido lugar, que você sabe exatamente onde está pisando e para onde está indo.

As prioridades nunca mais serão confundidas com questões passageiras e você deixa de viver em função do relógio para administrar o tempo.

Como andam as suas prioridades para administrar o seu tempo? Comente!

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