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Como se concentrar e maximizar sua produtividade (um guia definitivo)

Enquanto você não souber se concentrar, você nunca será capaz de pensar claramente, resolver problemas, tomar decisões ou lembrar de coisas.

Estar concentrado é importante, mas permanecer em uma tarefa está se tornando cada vez mais difícil. Uma sinfonia de notificações pode distraí-lo de qualquer coisa que esteja fazendo.

Toda vez que sua mente se distrai do trabalho, você precisa perder tempo e energia para voltar aos trilhos.

Um estudo recente da Universidade da Califórnia calculou que as pessoas levaram em média 25 minutos e 26 segundos para voltar ao trabalho após uma interrupção.

Isso significa que toda vez que algo tira sua atenção do trabalho, você perde quase meia hora do seu precioso tempo.

As interrupções acontecem, mas quando elas ocorrem várias vezes ao dia, você perde muito tempo e energia.

Neste guia, você vai aprender mais sobre por que é tão difícil permanecer concentrado e o que você pode fazer para reduzir distrações, ser mais produtivo e aumentar sua concentração.

Índice

1. O que faz a concentração ser difícil

Fisicamente inapto

Tudo é mais difícil quando você se sente doente ou cansado. Se você não tem dormido o suficiente, sua mente é obrigada a divagar.

Os corpos humanos foram feitos para se movimentar, mas muitos de nós levamos um estilo de vida sedentário. Não se exercitar o suficiente é outra razão comum de você perder a concentração rapidamente.

Os exercícios ajudam seu corpo a regular hormônios e processar insulina. Eles também aliviam sintomas de depressão e ansiedade.

Um estudo britânico descobriu que o desempenho de trabalho das pessoas foi melhor nos dias em que eles se exercitaram.

Guia definitivo da produtividade

O que você come e bebe também pode ter um papel fundamental na sua capacidade de focar no trabalho. Comece estando devidamente hidratado. Mais ou menos 60% do seu corpo é água.

Se você está desidratado, vai se sentir lento e seu cérebro também não será capaz de trabalhar bem.

Transtornos digestivos e bactérias intestinais desequilibradas são perturbadoras, não importa o que você esteja fazendo. Um sistema digestivo prejudicado é desconfortável, mas também previne você de usar todos os nutrientes na sua comida.

Isso significa que, mesmo se estiver se alimentando bem, você pode não estar absorvendo os nutrientes que te ajudam a se concentrar.

Por exemplo, a vitamina B é essencial para a digestão e nós a exaurimos rapidamente quando expostos ao estresse. A falta de vitamina B certamente deixará você se sentindo com a mente confusa.

Um cérebro emocional

Você sabe o quanto é difícil se concentrar quando está preocupado com alguma outra coisa. Seu sistema límbico, o epicentro de todas as suas emoções e memórias, atribui sentimentos a tudo.

Com base em um estudo conduzido pela professora de administração da Bond University, Cynthia Fisher, existem algumas emoções comuns no trabalho que moldam o desempenho.

Guia definitivo da produtividade

Como você se sente sobre o seu trabalho pode destruir sua produtividade e concentração se você tiver um ponto de vista negativo.

Vale a pena você reservar um tempo para conhecer a si mesmo, para que você consiga descobrir o que desencadeia as reações emocionais e a perda de concentração.

Uma das melhores coisas que você pode fazer é despejar positividade em sua vida. Quando o seu trabalho desencadeia emoções positivas, você ficará mais interessado no que está fazendo e será mais fácil permanecer na tarefa.

Distrações demais

Nós temos a sorte de ter tanta tecnologia na ponta dos nossos dedos, mas estes avanços são uma faca de dois gumes. Enquanto você trabalha, ligações, mensagens de texto, e-mails e notificações das redes sociais ameaçam tirar sua concentração.

Um estudo de 2012 feito pelo McKinsey Global Institute descobriu que as pessoas passam por volta de 13 horas, ou 28% da sua semana de trabalho gerenciando e-mails.

Isso não quer dizer que todo o tempo dedicado à tecnologia é improdutivo. O que acontece é que a maioria de nós tem dificuldades em compartimentar nossas caixas de e-mails e notificações de forma que elas não nos tirem de outras tarefas.

Como mencionado, são necessários 25 minutos e 26 segundos para recuperar a concentração, em média. As distrações são custosas.

Multitarefas durante o dia

Você pode pensar que é mais eficiente quando é multitarefas, mas apenas por volta de 2% da população consegue efetivamente ser multitarefas.

A ilustração de James Clear descreve melhor o mito de ser multitarefas:

Guia definitivo da produtividade

Para os outros 98%, eles são multitarefas de três formas diferentes:

  1. Fazem duas coisas ao mesmo tempo.
  2. Mudam para uma nova tarefa sem completar a tarefa original em que eles estavam trabalhando.
  3. Alternam rapidamente entre tarefas, o que dá a impressão que eles estão entre os 2% de pessoas que são efetivamente multitarefas.

O cérebro humano não foi feito para fazer este tipo de alternância cognitiva. As pessoas acabam com um desagradável acúmulo de “resíduo de atenção” quando alternam entre as tarefas.

Se você já se distraiu pensando em outra coisa que precisa fazer enquanto trabalha em outro projeto, você já experimentou os efeitos do resíduo de atenção.

Alternar constantemente entre tarefas pode custar a você por volta de 40% ou 16 horas da sua semana de trabalho. É como jogar no lixo dois dias da sua semana de trabalho.

Multitarefas pode fazer com que você desempenhe como se tivesse perdido de 10 a 15 pontos do seu QI. Não importa o quanto você é inteligente, esta é uma queda significativa em sua efetividade.

Um estudo da Universidade de Londres comparou isso a uma noite de sono perdida.

Você irá prosperar se puder aprender a se concentrar e a dedicar tempo para um trabalho profundo.

Você precisará criar janelas de tempo que são completamente livres de distrações, como e-mails, se você quiser ser mais efetivo.

Como encontrar concentração em um mundo distraído

Truques para afastar distrações

1. Reserve tempo para trabalho ininterrupto

Garanta que você agende um tempo importante para si mesmo, onde você pode se concentrar em suas tarefas em um silêncio ininterrupto. Faça com que as pessoas saibam que você não irá responder, a não ser que seja absolutamente necessário.

Pense nisso como se fosse agendar uma reunião consigo mesmo, e trate da mesma forma como se estivesse agendando uma reunião com outras pessoas.

Coloque o seu status como “ocupado” em seus aplicativos de mensagens e calendários compartilhados. Use fones de ouvido (mesmo se não estiver ouvindo nada) para parecer que você está concentrado em seu trabalho.

Reservar intencionalmente este período de tempo ajudará você a se concentrar e fará com que os outros hesitem em distraí-lo.

2. Dose de e-mails

Os e-mails podem chegar na sua caixa de entrada durante todo o dia e é tentador respondê-los assim que você os recebe. De forma similar à reserva de tempo específica para concentração, reserve tempo para lidar com os e-mails de uma só vez.

Fazer isso criará mais produtividade e o manterá no ritmo de lidar com um e-mail após o outro.

Se você achar que ainda se distrai facilmente com cada e-mail novo, você pode instalar uma extensão do Chrome chamada Block Site, que permite que você impeça as notificações do Gmail em horários específicos.

Leia:  Como se motivar para fazer exercícios toda manhã
Guia definitivo da produtividade

3. Transforme a tecnologia de uma distração em uma ferramenta útil

Nos dias de hoje, muitas pessoas se sentem, até certo ponto, controladas pela tecnologia e por seus telefones, por isso faça uso das opções de desativação.

Desative alertas de e-mail, notificações de aplicativo, configure seu telefone para ir direto para a caixa postal e crie respostas automáticas para mensagens de texto.

Também existem alguns aplicativos muito legais que encorajam você a ser mais produtivo e menos distraído pelo seu telefone.

Forrest é um aplicativo que o recompensa toda vez que você se concentra bem, o motivando de uma forma divertida e encorajando você e deixar o seu telefone de lado.

4. Agende um período de distração

Tão importante quanto agendar um período de concentração é agendar um período de distração.

Um estudo conduzido pela empresa de redes sociais Draugiem Group descobriu que intervalos regulares eram a chave para a produtividade.

Mais especificamente, os empregados mais produtivos passaram 52 minutos trabalhando, seguidos de 17 minutos de intervalo cada vez.

Isso se resume à capacidade do cérebro de se manter motivado – ele simplesmente não consegue sustentar longos períodos de foco e concentração.

O período de atenção média de um adulto é entre 15 e 40 minutos. Depois disso, as distrações ganham força e nós ficamos menos motivados.

Portanto, enquanto fazer um intervalo mental possa parecer improdutivo, no longo prazo torna o cérebro mais eficiente em uma tarefa.

Técnicas para treinar uma mente mais concentrada

1. Antecipe suas necessidades internas

Você pode pensar que são as distrações físicas externas que nos fazem improdutivos, mas na verdade 44% das distrações também são internas.

Pense sobre isso – fome, tédio, estresse e falta de sono provavelmente desempenharam um papel várias vezes em sua desmotivação.

A boa notícia é que você pode controlar estes fatores ao compreender seus padrões e planejar.

Você sempre sente sono ao final da tarde? A fome aparece por volta das 11 da manhã? Você começa e ficar entediado ao final do dia? Anotar estes padrões e agir contra eles é uma forma brilhante de ser menos distraído por eles.

Misture suas tarefas, assim você alterna entre as tediosas e as interessantes com mais frequência. Tenha um lanche por perto para quando seu estômago começar a roncar. Suba e desça as escadas rapidamente para ficar mais animado.

2. Pratique a plenitude

A plenitude treina sua mente a identificar pensamentos que surgem durante o dia.

Quando se trata de distração, entender e perceber estes momentos pode ajudar você a lidar com elas mais rapidamente e aumentar seu período de atenção.

A prática de meditação e plenitude pode ser feita a qualquer hora.

Enquanto come sua comida, perceba o sabor, a textura e como ela aparenta. Enquanto lê, absorva de verdade cada palavra ou, enquanto caminha, perceba como seu corpo se sente e os detalhes do que há ao seu redor.

Fazer isso regularmente irá treinar sua mente para outras áreas onde pensamentos que distraem aparecem.

Assista a este exercício de plenitude guiado de 20 minutos se você quiser aprender a como praticar a plenitude (em inglês):

3. Faça exercícios regularmente

Os exercícios não são bons apenas para o corpo, mas também para o cérebro. Exercícios físicos ativam os neurônios no cérebro, fazendo com que você esteja mais alerta e disposto a se concentrar.

Isso significa que eles aumentam sua capacidade de ignorar distrações e seguir com a tarefa em mãos.

Você pode fazer uma rotina de exercícios de manhã e ir direto para o trabalho, garantindo que o período de concentração seja a primeira coisa a fazer.

Você irá se surpreender com quanta motivação vai ter e o quanto conseguirá produzir.

4. Crie um treino de força de vontade

Assim como seus músculos precisam de exercício, sua força de vontade também precisa para desenvolver sua força. Estabelecer hábitos de autocontrole diários pode treinar sua mente na arte do controle em várias outras áreas.

O livro “Willpower”, de John Tierny e Roy Baumeister, Tierny cita um estudo no qual estudantes foram pedidos que observassem sua postura por uma semana.

Ao final daquela semana, estes estudantes desempenharam melhor em tarefas de autocontrole (tarefas que não eram relacionadas a sentar corretamente) que outro grupo que não foram pedidos que prestassem atenção em sua postura.

Uma boa prática de força de vontade é observar a maneira que você fala. Faça um esforço para não usar contrações, por exemplo: tente dizer “eu estou” ao invés de “eu tô”. Fale frases completas e evite dizer “nem” ao invés de “não” ou “aham” ao invés de “sim”.

De forma alternativa, tente usar sua mão oposta em tarefas. O objetivo é acostumar seu cérebro a esforços mentais, e o quanto mais ele faz esforço mental, mais ele desenvolve seus músculos de força de vontade.

Descubra mais formas de ajudar você a aumentar sua força de vontade aqui: 10 Truques Simples Porém Poderosos para Impulsionar a Força de Vontade.

Uma rotina sólida para manter-se concentrado

Você não precisa se preocupar em como se concentrar se preparar uma rotina. Ter hábitos excelentes leva a uma rotina de produtividade que economiza muito tempo e o ajuda a se concentrar.

Encontrar e adotar a rotina diária correta ajudará você a recuperar tempo perdido. Sua mente e seu corpo vão agradecê-lo pela diminuição de ansiedade e sua produtividade será super impulsionada.

Agora você sabe porque é difícil permanecer concentrado e quais passos você pode dar para manter-se na tarefa.

Comece pela sua saúde física e necessidades emocionais.

Identifique o que está distraindo você e compartimentalize tarefas, como gerenciar e-mails, em horários específicos do seu dia. Se você é um multitarefas crônico, é hora de pendurar este chapéu e se concentrar em uma coisa de cada vez.

Acima de tudo, desenvolva hábitos produtivos que levam às rotinas eficientes, para que a concentração profunda se torne normal para você. Você tem todas as ferramentas que precisa para descobrir como se concentrar nas coisas que mais importam para você.

É hora de dar ao seu trabalho sua atenção não dividida.

Referências

PAPERS: Take a Number, Stand in Line (Interruptions & Attention 1): No Task Left Behind: Examining the Nature of Fragmented Work

Wise Bread: 12 Reasons You Can’t Focus — And How to Fix It Now

Entrepreneur: Here’s Why You Can’t Stay Focused

Leaderonomics: Understanding The Impact Of Emotions On You And Others At Work

Fast Company: 5 Reasons you can’t focus and what to do about it

McKinsey Global Institute: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies

Wrike: The High Cost of Multitasking: 40% of Productivity Lost by Task Switching

Inc.: Multitasking Is Killing Your Brain

Fast Company: These Are The Long-Term Effects Of Multitasking

Wrike: The High Cost of Multitasking: 40% of Productivity Lost by Task Switching

Fast Company: These Are The Long-Term Effects Of Multitasking

LinkedIn: Emails are Distracting, a Crutch, and are Killing Us

Você também tem apresentado problemas de concentração? Estas dicas te ajudam? Comente!

Este artigo é uma tradução do Awebic do texto originalmente publicado em Lifehack escrito por Leon Ho.

Imagens: pexels.com e pixabay.com

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